Zapier, l’outil incontournable d’automatisation des tâches

Zapier, l’outil incontournable d’automatisation des tâches

Schéma d'exemple de création d'un zap @ zapier.com

Vous êtes CEO d’une startup, directeur marketing, responsable e-commerce … et vous souhaitez optimiser votre gestion du temps ? Ne cherchez pas plus loin.

Nous vous présentons aujourd’hui l’outil digital incontournable pour gagner du temps : Zapier, le service qui révolutionne la gestion des tâches répétitives.

Qu’est-ce que Zapier ?

Zapier.com est un outil d’automatisation des tâches – task automation – qui vous permet de connecter différentes applications entre elles. Objectif ? Faciliter votre quotidien en obtenant les données que vous souhaitez au bon moment et sur le bon canal.

Plus de 2000 applications sont disponibles via l’outil qui rassemble déjà 3 millions d’utilisateurs.

Techniquement, Zapier permet de coupler deux voire trois applications entre elles en créant des règles spécifiques – dites “zap” – de cause à effet. Les “zap” sont constitués d’applications et de “déclencheurs” à l’origine “d’actions”.

Exemple : Vous décidez de créer le zap que voici : lorsque vous recevez un mail (déclencheur) sur votre boîte de réception Gmail (Application 1) vous souhaitez que les pièces jointes s’enregistrent (Action) sur l’un de vos dossiers Google Drive (Application 2).

En d’autres termes, le zap construit un workflow automatisé entre vos applications. 

Cette fonctionnalité donne l’opportunité aux entreprises d’automatiser une grande partie des tâches pour différents services (commercial, marketing, digital …).

Concrètement, si vous souhaitez par exemple être certain qu’aucun de vos employés ne rate une réunion importante. Vous créez un zap qui via Google Calendar transmet un rappel sur un canal slack de votre choix.

Démonstration vidéo >> https://youtu.be/hTfcGAcdG5Y

Vous pouvez bien entendu créer de nombreux zap pour différents outils. En voici quelques-uns listés de manière non exhaustive :

  • Recevoir un email quand vous obtenez un nouveau lead Facebook
  • Transerver les réponses Typeform directement dans un document Google Sheet
  • Rentrer les nouveaux leads Facebook directement dans un Google Sheet 

Comment utiliser Zapier ?

Pour faire vos premiers pas avec Zapier et l’utiliser de manière efficace, il est nécessaire de connaître les rudiments de l’outil.

1) Définir vos objectifs

 Avant de créer vos premiers zap, veillez à déterminer vos objectifs.

Ex : vous souhaitez améliorer le traitement des données suite à la soumission d’un sondage Survey Monkey. Vous déterminez que l’outil idéal pour la lecture des données est Google Sheet, ce dernier vous permettant d’avoir une vision directe et détaillée des résultats. Vous allez donc logiquement créer un zap qui inclut les apps Survey Monkey et Google Sheet : l’élément déclencheur sera la réponse au sondage et l’action le transfert des informations sur une ligne de la feuille Google Sheet.

2) Trouver les applications disponibles

Pour créer votre zap, vous disposez d’un choix varié d’applications interconnectables. 

Parmi elles : Google Sheet, Facebook, Gmail, Slack, Google Calendar, Twitter, Google Drive, Pipedrive, Sendinblue… L’ensemble des applications est trouvable via la barre de recherche dédiée sur la Home Page. Vous pouvez également les identifier en renseignant votre « Role » c’est-à-dire l’intitulé de votre job. 

Ex : vous travaillez dans le marketing, vous pouvez choisir comme « Role » l’item “Marketer”. et l’outil vous suggérera un panel d’applications pouvant vous être utiles.

Inventaires des applications pour Marketer @ zapier.com

3) Créer un compte

Fenêtre d’inscription @ zapier.com

En vous inscrivant, vous disposez d’un essai gratuit de 14 jours et de la possibilité de créer des zap en illimité durant cette période.

A noter, certaines features restent gratuites sur le long terme, même après expiration de la période test.

L’outil vous demande de renseigner votre métier ainsi que les 5 applications que vous utilisez le plus. A partir de ces données, Zapier vous propose des zap prêts à l’emploi pouvant correspondre à vos besoins.

4) Créer un zap

Une fois connecté(e), vous allez pouvoir créer votre premier zap ainsi : 

  • Choisissez les deux applications à connecter
  • Sélectionnez le déclencheur (trigger) 
  • Optez pour l’action désirée

Création d’un zap @ zapier.com
Procédure d'exemple de création d'un zap @ zapier.com

5) Connecter vos applications SAAS et API avec l’outil

Pour que chaque zap soit effectif, vous devez connecter vos applications SAAS et API.

En effet, si le zap est concluant, Zapier vous demandera l’autorisation d’accéder aux applications sélectionnées.

Cas pratique : automatiser ses actions avec Zapier

Vous souhaitez que les pièces jointes de vos emails soient enregistrées dans un de vos dossiers Google Drive pour retrouver facilement les documents de vos clients.

Pour ce vous : 

  1. Sélectionnez via Zapier les deux apps utiles à savoir : Gmail et Google Drive
  2. Créez votre compte

Fenêtre d’inscription @ zapier.com

3. Constituez le zap à savoir : 

  • trigger app : Gmail
  • Connected app : Google Drive
  • Trigger : nouvelle pièce jointe
  • Action : déplacer dans Drive

Création zap Gmail & Google Drive 1 @ zapier.com

4. Connectez-vous à l’application Gmail puis choisissez l’événement déclencheur (new attachement), le compte associé et le trigger (inbox). Vous testez ensuite le trigger.

Pour l’app Google drive vous sélectionnez l’événement (move file) puis vous choisissez le compte associé et paramétrez ensuite l’action. 

Création zap Gmail & Google Drive 2 @ zapier.com

Lors de la connexion à vos comptes vous devez autoriser Zapier à y accéder.

Autorisation accès comptes Zapier @ zapier.com

Vous testez l’action. Après validation, vous obtenez votre zap.

Quel est le prix de l’outil ?

Une fois la version d’essai expirée, différents abonnements sont disponibles.

La version gratuite, vous permet d’accéder à 5 zaps qui s’exécutent 100 fois dans le mois. 

Les abonnements payants s’échelonnent de 19,99$ à 599$ et proposent différentes fonctionnalités.

Pourquoi utiliser Zapier ?

L’outil présente de nombreux avantages que nous allons décliner ci-dessous :

Concentrez-vous sur les tâches essentielles

Grâce à Zapier, vous déléguez en quelques clics les tâches fastidieuses et redondantes. Ce temps précieux peut de nouveau être utilisé à bon escient sur des activités non automatisables et nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. 

Ainsi vous préservez votre santé et celle de vos équipes en recentrant leur énergie sur les activités à forte valeur ajoutée.

Obtenez la bonne donnée au bon moment au bon endroit

Zapier couple deux services que vous utilisez au quotidien (voire plus) et agit comme un intermédiaire d’API. Ainsi les données sont triées et organisées par vous-même de façon à ce que vous ne passiez pas à côté des informations importantes. Plus besoin de fouiller dans sa boîte mail ou dans son CRM :  vous gagnez en efficacité et travaillez avec plus de sérénité.

Économisez de la main-d’oeuvre

Inutile de faire appel à des développeurs indépendants pour développer des intégrations SAAS, ou créer des logiciels personnalisés … Zapier s’en charge !

Gagnez du temps

L’outil vous permet de supprimer les tâches ingrates et chronophages qui pèsent sur votre temps de travail et celui de vos équipes. Ces dernières sont automatisées et vous permettent en peu de temps de traiter un grand nombre de données.

Par exemple, vous avez besoin de la liste des personnes ayant répondu à votre dernier sondage. Plus besoin d’imports/exports fastidieux et parfois compliqués, l’outil automatise cette action pour vous. Vous améliorez votre rapidité d’exécution.

Désormais, vous disposez des bases pour utiliser Zapier. Si vous avez besoin de creuser davantage les spécificités de l’outil ou d’être accompagné dans son utilisation contactez-nous ! 

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